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Effektiver Workflow für den Content (Teil 1)

14. November 2013

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Eine neue Website für Ihr Unternehmen muss her. Konzentrieren Sie sich neben Technik und Design von Anfang an auf die Inhalte, die Ihrer Firma nützen. Diese Inhalte zu erstellen, ist ein aufwendiger, oft mühsamer Prozess. Bringen Sie alle Mitarbeiter und Abteilungen, die bereits Content erstellen, zusammen. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich auszutauschen und nicht gegeneinander, sondern miteinander zu arbeiten. Nur mit einem professionellen Management Ihrer Inhalte werden alle Beteiligten effektiv Hand in Hand arbeiten. Lesen Sie in unserem zweiteiligen Blog, warum Sie für Ihren Content einen Workflow brauchen und was Sie dabei beachten sollten.

Ein gut durchdachter Ablaufplan ist wichtiger Bestandteil jeder professionellen Content Strategie. Kristina Halvorson, die amerikanische Expertin für Content Strategie, rät dazu, zunächst alle am Entstehungsprozess beteiligten Personen zu bestimmen und ihre Aufgaben klar zu definieren. Danach werden die einzelnen Arbeitsschritte beschrieben, bis der Content erstellt, publiziert und archiviert wird.

Im ersten Teil unseres Blogs geht es darum, alle Beteiligten Ihres Projekts zu identifizieren und Sie zusammenzubringen.

Beteiligte ins Boot holen

Überlegen Sie genau, wer in Ihrem Unternehmen für den Content zuständig ist und wer sonst noch an der Erstellung beteiligt sein sollte. Dazu gehören alle, die

  • Ideen und Material für den Website-Content liefern,
  • Texte schreiben,
  • Bilder recherchieren und
  • Inhalte freigeben, bevor sie veröffentlicht werden.

Neben Ihren Kollegen der Marketing-Abteilung sind das zum Beispiel Mitarbeiter der Pressestelle und der Personalabteilung, Produktverantwortliche, Abteilungsleiter, Social Media Manager, Vertriebler, besonders erfahrene Kollegen oder Juristen. Beziehen Sie auch die Geschäftsführung in den Prozess ein. Sie kennt die strategischen Ziele des Unternehmens am besten und gibt die Richtung für die neue Website vor.

Planen Sie eine komplette Website, sollten auch Programmierer und Designer an der Entstehung des Contents teil haben. Erst im Zusammenspiel aus Design und Content erreichen Sie das optimale Ergebnis für Ihre Website. Definieren Sie gemeinsam mit den Beteiligten die anstehenden Aufgaben und die dafür benötigte Zeit. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen, der das gesamte Projekt koordiniert. Er hat den Workflow stets im Blick. Außerdem ist er der Ansprechpartner, wenn es Fragen oder Schwierigkeiten gibt.

Überlegen Sie, wer in Ihrem Haus die Texte für Ihre Website oder Fanpage schreiben könnte. Haben Sie kein geeignetes Personal oder fehlt es Ihnen schlichtweg an der Zeit, die Inhalte zu erstellen, holen Sie sich Hilfe von außen.

Meetings organisieren

Planen Sie regelmäßige Meetings ein. Laden Sie zum ersten Treffen alle Beteiligten ein. Gerade in großen Unternehmen wissen die einzelnen Bereiche wenig von den Zielen und Zielgruppen der jeweils anderen. Deshalb ist es wichtig, dass sie sich untereinander austauschen und erfahren, wen sie über welches Medium mit welchen Inhalten erreichen. Machen Sie sich bewusst, welche Rolle Ihre Website dabei spielt.

Wenn Sie sich Unterstützung von externen Agenturen holen, sollten diese Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse in weiteren Meetings näher kennenlernen. Nur so können Sie später glaubhaft darüber schreiben und Ihre Interessen vertreten. Machen Sie sich aber bewusst, dass Externe bei manchen Inhalten an ihre Grenzen stoßen. Bei der Beschreibung komplexer Produkte sollten immer die Spezialisten in Ihrem Haus das letzte Wort haben.

Sprechen Sie auch über die Defizite Ihrer Website. Diese Fragen sollten auf Ihrer Agenda stehen:

  • Warum funktioniert die Website nicht so, wie sie sollte?
  • Wen wollen wir mit der Website erreichen?
  • Welche Ziele verfolgen wir damit?

Lassen Sie ein Protokoll von jeder Sitzung erstellen, am besten von einer externen Person, die nicht zu Ihrem Unternehmen gehört. Dann können Sie später nachprüfen, ob das Prinzip Ihres Unternehmens und Ihre Ziele verstanden worden sind.

Inhalte sammeln und verstehen

Sind Sie sich über die Zielgruppen und Ziele Ihrer Website bewusst, geht es um die Inhalte Ihrer neuen Website. Falls Sie die Inhalte von externen Online-Redakteuren verfassen lassen, sollten diese Ihre Produkte, Produktionsabläufe und Leistungen intensiv kennenlernen. Sorgen Sie dafür, dass langjährige und vertrauenswürdige Mitarbeiter Ihres Unternehmens an den Meetings teilnehmen. Sie haben oft viel zu erzählen – trockene Themen werden plötzlich lebendig und greifbar. Auch Geschäftsführer geben in der Regel gerne Auskunft über ihr Alltagsgeschäft. In einem ausführlichen Protokoll halten Sie alle Ergebnisse fest. Sie dienen als Grundlage für Ihren neuen Content.

Welche Schritte Sie als Nächstes in Ihrem Workflow einplanen sollten, lesen Sie im zweiten Teil unseres Blogs.

Autor: Marlis Reisenauer
Bildquelle: © iStockphoto.com/shironosov

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