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Effektiver Workflow für den Content (Teil 3)

22. Januar 2014

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Im ersten Teil unseres Blogs zum Workflow haben Sie gelesen, wie Sie alle Beteiligten zusammen bringen, um Ihre Website strategisch zu planen. Im zweiten Teil ging es um die Arbeitsschritte, die für die Planung und Erstellung des Contents wichtig sind. Sind die Inhalte online, ist die Arbeit an der Website jedoch nicht abgeschlossen. Überlassen Sie den Content nicht sich selbst. Bestimmen Sie einen oder mehrere Verantwortliche, die die Inhalte pflegen, und legen Sie deren Aufgaben in einem genauen Plan fest.

Der Lebenszyklus Ihres Contents beginnt bei der Planung und hört erst auf, wenn dieser archiviert oder gelöscht ist. So beschreibt es die Content-Expertin Kristina Halvorson in ihrem Buch „Content Strategy for the Web“. Das bedeutet, dass Sie in Ihrem Workflow auch die Zeit berücksichtigen sollten, nachdem Sie die Inhalte online gestellt haben. Erst wenn ein Artikel, eine Fotostrecke oder ein Video im Archiv abgelegt oder gelöscht wurde, brauchen Sie sich nicht mehr darum zu kümmern.

Wichtig ist also, dass Sie regelmäßig überprüfen, ob Ihre Inhalte noch zutreffend, aktuell und relevant für Ihre User sind. Unterschätzen Sie den Aufwand bei der Content-Pflege nicht und setzen Sie von Vornherein auf eine gute Planung, um einen reibungslosen Workflow zu garantieren.

Nützliche Fragen bei der Planung der Content-Pflege

Überlegen Sie sich schon, bevor die Inhalte erstellt werden, wie die Content-Pflege später aussehen wird. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen, wie sie auch Halvorson empfiehlt:

  • Aus welchen Gründen werden auf Ihrer Website Inhalte aktualisiert, archiviert oder entfernt?
  • Wann und wie oft ist eine Aktualisierung nötig?
  • Wie sollen Fehler und veraltete Inhalte gefunden werden?
  • Welche Schritte sind nötig, um Content zu ändern?
  • Werden die Inhalte über ein Content Management System (CMS) gepflegt?
  • Was passiert mit veralteten Inhalten? Müssen Sie (aus rechtlichen Gründen) aufgehoben werden und wenn ja, wie lange? Wo werden sie archiviert?

Inhalte mit langer und kurzer „Halbwertszeit“

Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Ihrer Inhalte regelmäßig aktualisiert werden müssen und welche nicht. Inhalte von langer Haltbarkeit sind zum Beispiel Imagetexte wie die Unternehmensgeschichte und Unternehmensphilosophie. An diesen Inhalten sollte sich nicht so schnell etwas ändern. Wenn jedoch ein Firmenjubiläum ansteht oder ein neuer Unternehmensbereich eingeführt wird, sollte jemand dafür verantwortlich sein, der die Website zeitnah anpasst. Gerade wenn Ihr Unternehmen durch die aktuelle Berichterstattung im Fokus der Öffentlichkeit steht, kommen mehr Kunden oder Journalisten auf Ihre Seite. Bieten Sie Ihnen aktuelle Informationen.

Inhalte, die schneller veralten, sind zum Beispiel Ankündigungen von Veranstaltungen wie eine Messe, die Sie demnächst besuchen. Auf Ihrer Website informieren Sie potentielle Kunden darüber, an welchen Tagen Ihre Mitarbeiter an welchem Stand anzutreffen sind. Bei vielen Websites bleibt diese Ankündigung jedoch auch nach der Messe stehen. Das muss nicht sein. Sorgen Sie dafür, dass die Vorankündigung nach der Messe sofort von Ihrer Website entfernt wird.

Haben Sie ein Shopsystem, läuft die Aktualisierung Ihrer Seiten in der Regel automatisch ab. Produktbeschreibungen und Bilder werden aus Datenbanken auf die Website geladen. Ist ein Produkt ausverkauft, erkennt das die Software und zeigt das Produkt nicht mehr an. Auch hier ist es wichtig, dass Sie die Datenbank mit den entsprechenden Inhalten für die Website aktualisieren.

Auch die Links auf Ihrer Website sollten Sie in bestimmten Abständen überprüfen. Dies ist eine wichtige Aufgabe, die Sie in Ihrem Workflow unbedingt berücksichtigen sollten. Nichts ist ärgerlicher für den User, als wenn Links nicht funktionieren oder auf Seiten mit veralteten Inhalten führen. Das wirft ein schlechtes Licht auf die gesamte Website.

Detaillierten Plan für die Content-Pflege erstellen

Machen Sie einen möglichst detaillierten Plan für die Content-Pflege. Gehen Sie am besten wie folgt vor:

  • Katalogisieren Sie die verschiedenen Inhalte Ihrer Website und legen Sie fest, wann welche Aufgaben anstehen, um die Seiten aktuell zu halten.
  • Tragen Sie das Datum der letzten und der nächsten Aktualisierung ein. Dies kann von mehrmals täglich über wöchentlich bis hin zu zweimal im Jahr reichen. Eine einfache Excel-Tabelle genügt schon meistens dafür.
  • Bestimmen Sie dann eine oder mehrere Personen, die für die Content-Pflege zuständig sind. Dies können auch Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen sein. Wichtig ist, dass sie ihre Aufgaben genau kennen und wissen, wann sie diese zusätzlich zu ihrem Tagesgeschäft einplanen müssen.

Wenn Sie die Inhalte Ihrer Website mit einem CMS pflegen, sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter mit dem System vertraut sind. Planen Sie bei Bedarf Schulungen ein, die dem Wissen und den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter entsprechen. Danach sollte ein Ansprechpartner, der sich mit dem CMS auskennt, feststehen. Ihre Mitarbeiter sollten ihn bei Fragen jederzeit kontaktieren können. Dann wird der Workflow später nicht ausgebremst.

Denken Sie auch an Vertretungen, falls jemand ausfällt. Vergessen Sie nicht, eine Regelung für die Wochenenden, Feiertage und die Urlaubszeit zu treffen. Nur so können Sie gewährleisten, dass der Content seinen Zweck erfüllt, nämlich dass er aktuell, informativ und vor allem nützlich für den User ist.

Autor: Marlis Reisenauer
Bildquelle: © iStockphoto.com/hansslegers

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